跨越信息化門檻：軟件選型是關(guān)鍵（一）

        對于大多數(shù)中小企業(yè)而言，像大中型企業(yè)那樣組織專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊，花幾萬、幾十萬，甚至幾百萬元去購買一套軟件是不太現(xiàn)實(shí)的。在企業(yè)發(fā)展過程中，一次性過大的投入會帶來沉重的資金壓力和較高的投資風(fēng)險，何況還需要為這些軟件的維護(hù)和管理支付高額的人員工資和培訓(xùn)費(fèi)用。這些問題無形中抬高了中小企業(yè)信息化的門檻，企業(yè)信息化的需求和現(xiàn)狀產(chǎn)生了極大的矛盾。

       另一方面，大量的中小企業(yè)排徊在千篇一律的普及版進(jìn)銷存管理軟件面前，要么被迫“削足適履”地適應(yīng)普及版軟件的所謂“標(biāo)準(zhǔn)化流程和標(biāo)準(zhǔn)化模塊”，要么“心不甘情不愿”地掏出更多的銀子來購買開發(fā)商的“一對一”的二次開發(fā)服務(wù)。這種定制服務(wù)的價格有時甚至比軟件本身還高。盡管如此，開發(fā)商更多的時候都不愿意做二次開發(fā)，理由是“流程不規(guī)范，服務(wù)困難”。

      看起來，千篇一律的普及版軟件似乎就是囊中羞澀的中小企業(yè)的宿命。

      中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀

       一直以來，許多中小企業(yè)連一名起碼的從事軟硬件維護(hù)的計算機(jī)專業(yè)人才都沒有。要讓中小企業(yè)老板為這些計算機(jī)人才單獨(dú)去建一個信息技術(shù)部門，或培養(yǎng)一個信息主管、CIO什么的，仍然是不太現(xiàn)實(shí)的。

       中小企業(yè)業(yè)務(wù)的靈活多變是眾所周知，不僅不同的企業(yè)彼此存在差異，就是同一個企業(yè)，前后也有可能不同。比如，一家企業(yè)半年前還在做家具，半年后就改賣墻紙，三個月前還是洗腳房，三個月后改做餐飲。業(yè)務(wù)變了，其管理流程可能跟著發(fā)生變化，如收據(jù)格式和管理報表，更復(fù)雜的是管理流程發(fā)生變化。

        業(yè)務(wù)的靈活多變對企業(yè)信息化系統(tǒng)的影響是顯而易見的，業(yè)務(wù)變了，信息化系統(tǒng)只好跟著調(diào)整。然而，對企業(yè)信息化影響更大的卻是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變化。有些中小企業(yè)為了把企業(yè)做強(qiáng)做大，喜歡搞擴(kuò)張，有的向本行業(yè)的上下游擴(kuò)張，也有的干脆脫離本行向房地產(chǎn)等熱門行業(yè)擴(kuò)張。還有一些中小企業(yè)像變戲法似的，做同一個業(yè)務(wù)卻開設(shè)了兩三家同樣的公司，似乎隨時準(zhǔn)備要關(guān)閉其中的一兩家。

        中小企業(yè)信息化缺乏資金也是無人不知的秘密。一種情況是，企業(yè)本身利潤微薄、資金緊張，搞信息化明顯捉襟見肘，力不從心。但這樣的企業(yè)如果信息化搞得好，會使企業(yè)減少漏洞、降低成本、提高效益，甚至能給企業(yè)雪中送炭；另一種情況是，企業(yè)本身經(jīng)營成功，利潤很高，企業(yè)并不缺錢，問題是企業(yè)老板不情愿把錢投入到信息化建設(shè)中。這種企業(yè)一旦用上了信息系統(tǒng)，老板在親身感受到信息化的非凡魅力后，往往能在短時間內(nèi)改變對企業(yè)信息化的態(tài)度，從不情愿到謹(jǐn)慎看多，甚至到后期持續(xù)投入。

       中小企業(yè)信息化的三道坎

        沒有人才、缺乏資金、業(yè)務(wù)和組織多變正是橫亙在中小企業(yè)信息化建設(shè)道路上的三道大坎。特別是中小企業(yè)的資金缺乏和業(yè)務(wù)組織多變，使那些大張旗鼓欲進(jìn)軍中小企業(yè)信息化市場的國內(nèi)外大型軟件公司處于尷尬的兩難境地。

        一方面，軟件公司要適應(yīng)中小企業(yè)資金缺乏的現(xiàn)狀，必然要拿出低成本的系統(tǒng)，縮編龐大的信息化系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)，推出所謂的中小企業(yè)版，而這些縮編后的版本面對業(yè)務(wù)組織多變的中小企業(yè)簡直有點(diǎn)像兒童玩具似的，不是肥胖臃腫，就是文不對題，大而無當(dāng)，就象高射炮打蚊子，不僅浪費(fèi)中小企業(yè)本就不多的資源，而且效果不佳，很難在實(shí)際中應(yīng)用起來。企業(yè)管理軟件或ERP在中國已經(jīng)風(fēng)風(fēng)雨雨十多年了，有哪一家軟件公司敢說自己的ERP已經(jīng)又好又省地適應(yīng)了中小企業(yè)？

        另一方面，軟件公司要滿足中小企業(yè)業(yè)務(wù)組織多變的需要，不得不對信息化系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)甚至量身定制，這樣勢必大幅提高軟件公司的運(yùn)作成本，而中小企業(yè)根本承擔(dān)不起也不愿意承擔(dān)這樣的二次開發(fā)成本。于是，軟件開發(fā)商和中小企業(yè)用戶就這樣相互僵持著，要么是中小企業(yè)委曲求全，在被動的情況下湊和著使用開發(fā)商的所謂普及版企業(yè)進(jìn)銷存管理軟件，要么是開發(fā)商在艱難的討價還價之后，勉為其難地進(jìn)行迫不得已的定制開發(fā)或二次開發(fā)。更多的中小企業(yè)處于旁觀者的位置，對這種吃力不討好的信息化戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，心有余悸。

       中小企業(yè)沒有人才，缺乏資金，業(yè)務(wù)和組織多變，使軟件公司大傷腦筋，而更傷腦筋的其實(shí)還是已經(jīng)對企業(yè)信息化感興趣的中小企業(yè)自己。如果按正常的套路搞信息化，先組建公司的電腦信息部，再由電腦信息部牽頭購買硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、建設(shè)局域網(wǎng)，然后購買或開發(fā)應(yīng)用軟件，最終形成一套像模像樣的企業(yè)全面信息化系統(tǒng)，這樣的做法恐怕相當(dāng)多的中小企業(yè)都難以承受。

        中小企業(yè)信息化是沒有需求還是需求無法滿足？

       曾有一次我和一位做家俱制造的老板聊信息化的事情，覺得中小企業(yè)對信息化沒有需求，沒想到老板卻說：不是沒有需求，而是我們的軟件做得還不夠好！我疑惑不解，就問他怎么個不夠好法？他說：關(guān)鍵是不能“隨需而變”！我又問他，怎樣才算“隨需而變”呢？他說，理想的“隨需而變”當(dāng)然是按照我企業(yè)的具體情況進(jìn)行定制開發(fā)。我想，百分之百的定制開發(fā)當(dāng)然是不可能的，事實(shí)上也不必要。那樣的話，成本就太高了，時間也會拖得很長，無論是軟件公司還是中小企業(yè)都受不了。

        但是，中小企業(yè)信息化是否可以在一個盡量標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)銷存管理軟件平臺上進(jìn)行有限的適應(yīng)性的定制開發(fā)呢？畢竟中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和范圍大部分還是相同的，無非是進(jìn)銷存財務(wù)之類的供應(yīng)鏈管理，復(fù)雜一點(diǎn)的就再加上生產(chǎn)計劃和電子商務(wù)（如網(wǎng)上訂單）之類的功能。另外，中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程也不可能象大中型企業(yè)那樣復(fù)雜，需要監(jiān)控成百個數(shù)據(jù)點(diǎn)，需要成百人地使用同一個軟件來先后處理同一個業(yè)務(wù)。流程如此復(fù)雜的企業(yè)已經(jīng)不是我們所要討論的中小企業(yè)了。事實(shí)上，中小企業(yè)信息化不一樣的地方主要體現(xiàn)在單據(jù)，報表和具體業(yè)務(wù)的管理流程上。如果把這一部分從整個平臺軟件中剝離出來進(jìn)行客戶化定制，那么軟件公司的負(fù)擔(dān)無疑可以大大地減輕，同時又真正地滿足了客戶的個性化要求，確保每一個中小企業(yè)都“隨需而變”！

        后來和公司的維護(hù)人員走訪更多的客戶，發(fā)現(xiàn)用戶的需求變化還真是蠻快的。主要分為三類，一是管理流程變化，比如，原來一個人處理的業(yè)務(wù)現(xiàn)在改為先后由兩個人處理，原來不需要審核的業(yè)務(wù)現(xiàn)在需要增加審核環(huán)節(jié)等等，二是單據(jù)格式變化或需要增加新的單據(jù)，三是報表項(xiàng)目或統(tǒng)計方式變化或需要增加新的報表以加強(qiáng)決策的科學(xué)性。這些變化讓我們這些所謂的專家都覺得很合理，但很多進(jìn)銷存管理軟件事實(shí)上都不能滿足客戶這種因快速的業(yè)務(wù)變化而導(dǎo)致的個性化需求，軟件公司的二次開發(fā)要價太高，嚇跑了很多對信息化感興趣的中小企業(yè)老板！

        做管理咨詢和應(yīng)用軟件的時間一長，發(fā)現(xiàn)我們總是有意無意地站在軟件商或管理軟件的角度來看待客戶的需求是否合理。如果客戶的應(yīng)用效果不佳，我們總是武斷地認(rèn)為是客戶不按軟件的“標(biāo)準(zhǔn)化流程”使用導(dǎo)致的，仿佛客戶只要按我們的流程使用就萬事大吉。我們總是本能地認(rèn)為我們的軟件代表的是“先進(jìn)的管理流程和先進(jìn)的管理模式”，是中小企業(yè)信息化的“標(biāo)準(zhǔn)化版本”，應(yīng)該“削足適履”的是客戶而不是我們的進(jìn)銷存管理軟件本身！